Für: Veranstalter und Veranstaltungsortteams
Das nützliche Ergebnis: Eine klare Gliederung des Veranstaltungsleitfadens
Den Ablauf der Veranstaltung übersichtlich machen
Beginnen Sie mit dem Datum, dem Namen des Veranstaltungsortes, den Türen oder dem Ankunftsfenster und dem ersten Punkt, an dem ein Besucher eine Entscheidung treffen muss. Ordnen Sie Termineinträge in zeitlicher Reihenfolge und kennzeichnen Sie diejenigen, die festgelegt sind oder noch auf die Bestätigung durch den Veranstalter warten.
- Geben Sie oben Datum und Veranstaltungsort an
- Zeigen Sie die Entscheidung des ersten Besuchers deutlich an
- Markieren Sie unbestätigte Elemente zur Überprüfung durch den Organisator
Informationen zum Veranstaltungsort bündeln
Trennen Sie Informationen zu Barrierefreiheit, Zugangsvoraussetzungen, Einrichtungen und praktischen Kontakten, anstatt sie in einer Agenda zu vergraben. Dadurch wird die abschließende Überprüfung mit dem Team des Veranstaltungsortes beschleunigt.
- Halten Sie Fakten zur Barrierefreiheit von der Tagesordnung getrennt
- Verwenden Sie für den Eintrag den vom Veranstaltungsort genehmigten Wortlaut
- Geben Sie Ihren Kontakten einen klaren Zweck
Bereiten Sie eine endgültige Veranstaltungsversion vor
Führen Sie einen Tag lang eine Durchsicht der aktuellen Aufzeichnungen des Organisators durch, datieren Sie die Datei und bewahren Sie eine Änderungsnotiz für die nächste Ausgabe auf.
- Vergleichen Sie jedes Mal mit dem aktuellen Zeitplan
- Nennen Sie die Person, die die letzten Änderungen vornimmt
- Behalten Sie eine datierte Version vom Veranstaltungstag
Antworten auf Ihre Fragen.
Wer bestätigt den Zeitplan?
Der Veranstalter sollte die Person benennen, die zeitkritische Details bereitstellt und genehmigt.
Kann der Leitfaden gebrandet oder gehostet werden?
Dies sind mögliche Fragen zu benutzerdefinierten Projekten. Der kostenlose Builder erstellt einen lokal herunterladbaren Leitfaden.